Esta é uma pergunta feita inúmeras vezes em situações de gestão: para onde é o norte ? para onde devemos ir ? o que se pretende de fato ?
A realidade experimentada em algumas áreas de negócio é muito dinâmica. Assim, nas telecomunicações, na indústria de software, nas áreas de atendimento e mesmo o desenvolvimento de produtos em instituições financeiras, produtos devem ser lançados em menor prazo, com orçamentos limitados e especificações cada vez mais exigentes. Os projetos são, então, desenvolvidos em condições bastante adversas, o que dificulta definir com clareza e, conseqüentemente, atingir os seus objetivos adequadamente. Isto traz frustrações a todos os envolvidos, do demandante do projeto a equipe envolvida no projeto, seu gestor e fornecedores.
O objetivo de um empresário ou executivo é gerar resultados que estejam alinhados às expectativas da organização e de seus clientes. Assim, é fundamental voltar aos básicos e melhorar a forma de estabelecer objetivos em suas atividades. A questão pode parecer óbvia, mas muitos projetos acabam fracassando porque seus líderes e coordenadores não deram a devida atenção a esse detalhe. Ao subestimarem a importância do objetivo, passam a contar exclusivamente com a sua própria experiência, conhecimento técnico e feeling na direção das atividades, sejam elas estratégicas ou mais operacionais. Outra vertente faz com que, ao atender às pressões por resultados imediatistas, o executivo não avalie se a equipe está preparada e instrumentalizada para atingí-los.
Os projetos, por exemplo, que são atividades com características únicas em que diversas especialidades têm de ser reunidas para que seus objetivos sejam atingidos, exigem que este tenha consistência e que seja ratificado pelos especialistas, para que se transforme uma vontade em ação e eles sejam atingidos.
O que ocorre em boa parte dos projetos é que o desejo de alguém ou a pressão de mercado fazem com que esta “declaração de objetivo” seja pouco trabalhada ou feita de forma unilateral, gerando uma série de desvios, desde a elaboração até a concretização do projeto.
Por esse motivo, devemos estar atentos à sua abrangência, que transcende nossos conhecimentos e envolve profissionais de distintas áreas da organização. Identificar essa diversidade de colaborações e a viabilidade da proposta, assim como a disponibilidade de recursos, estabelecimento de prazos, parâmetros de qualidade e amplitude dos trabalhos, é o primeiro passo para se estabelecer objetivos reais e concretizáveis.
É comum não se dispor de todos os equipamentos, profissionais e até mesmo de algumas condições técnicas para a condução do projeto. Essas deficiências devem ser identificadas por especialistas, através de suas experiências e conhecimentos específicos. Conhecer a opinião da área de finanças, por exemplo, é muitas vezes essencial para validar o projeto sob o ponto de vista econômico.
É um fator de sucesso no projeto abrir a sua idéia original aos especialistas e permitir que identifiquem e validem as necessidades que o geraram. Quando os especialistas têm condições de promover “ajustes” aos objetivos, não só dão mais garantias sobre a sua exeqüibilidade como também iniciam um processo de “legitimação” – primeiro com eles mesmos, depois com os seus pares. Permitir que esta análise prévia seja feita exige que o gestor não ceda às inúmeras pressões por resultados imediatos que surgem no início de um projeto.
Por fim, outro aspecto fundamental para que empresários e executivos sejam bem-sucedidos nos objetivos é adotar indicadores de desempenho para acompanhar a evolução do projeto. Saber quais serão alguns dos resultados que possam ser verificáveis: produtos, relatórios, validações, homologações. “Amarrá-los” a algumas datas. Ajustar gastos as etapas do projeto. Estas são algumas formas para avaliar se a trajetória das atividades da equipe está correta ou se há necessidade de fazer mudanças ao longo do percurso.
Assim, não se esqueça de, em seu próximo projeto, dedicar recursos e um tempo maior na definição do verdadeiro e exequível objetivo do projeto. Mãos-a-obra!
* Luís César de Moura Menezes é diretor da Síntese Consultoria e Gestão de Negócios
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