Gerenciar é sempre um grande desafio. O preparo no lidar com pessoas e situações, nem sempre esperadas, o volume de informações e a velocidade com que elas se renovam, o que dificulta administrá-las, são alguns dos fatores que o tornam a gestão uma atribuição complexa. Neste cenário, não é trivial tomar decisões frente a um negócio ou organização.
A organização dos processos, de negócio e de suporte, auxilia, sobremaneira, o processo de gestão e, quando suportado por um bom software, melhor ainda !
Os projetos constituem sistemas produtivos ímpares, bastante específicos. Eles são desenvolvidos, freqüentemente, em ambientes com grande incerteza. As inovações que os projetos portam trazem estas incertezas, praticamente, intrínsecas. Incertezas com relação ao seu objetivo, aos recursos que serão empregados, a tecnologia a ser aplicada e outras tantas. Aparentemente, a única certeza repousa no prazo e no orçamento que devem ser cumpridos bem como em algumas especificações de qualidade e de soluções que devem ser entregues. Assim, liderar um projeto é gerir ações e recursos em um ambiente instável, permeado de mudanças. Nestas circunstâncias, o volume de informações é elevado e o seu relacionamento, nem sempre linear, suscita o emprego de ferramentas que facilitem o trabalho.
Desde o emprego de computadores existem ferramentas disponíveis para trabalhar as informações em projetos. A década de 80 marcou o início de aplicações de menor porte, para micro-computadores, que facilitavam o tratamento de dados e de informações em projetos. Harvard Total Project Management, Super Project, Time Line, Microsoft Project e tantos outros foram, então, desenvolvidos. Os últimos anos daquela década marcaram o lançamento da plataforma Windows e com ela sua “amigabilidade” tão conhecida por muitos de nós usuários. Isto fez com que os volumes de venda crescessem assintoticamente e que o número de usuários de micro-informática também. Assim, vários aplicativos foram mais difundidos e, dentre eles, os de gestão de projetos. Aplicativos específicos passaram a ser vendidos sem o cuidado técnico que lhe davam o necessário embasamento. A área de projetos, especificamente, foi bastante aturdida com este fato. Pessoas e organizações buscavam (alguns ainda buscam) apenas nos softwares a solução para os seus problemas de gerenciamento. Doce ilusão !!! Em muitas situações, os “sistemas” passavam a ser a causa de inúmeros problemas. Entenda-se que não falamos aqui dos sistemas em si – objetos inanimados - mas sim dos gestores das organizações que miravam no software a tábua para a sua salvação como se eles, por si só pudessem sanar as deficiências da gestão. Eles imputavam ao software a solução para todos – ou quase todos - os seus problemas de planejamento e de controle nos projetos, o que não é possível !
A situação hoje está um pouco diferente. Existe uma consciência maior sobre a importância do conjunto: conhecimento, capacitação, estrutura e ferramentas. Entretanto, como em todo universo vivo, há quem prefira comprar um software a investir na capacitação de seus recursos ou mesmo na adoção de uma metodologia para a gestão de seus projetos. Soluções imediatistas, desta forma, raramente agregam valor a gestão dos projetos na organização. Recursos capacitados fazem um melhor uso da ferramenta e saberão como aplicá-la em situações específicas do projeto. Estes recursos saberão utilizar a ferramenta como instrumento de padronização, importante contribuidor para o sucesso dos projetos. As pessoas, empregando corretamente as ferramentas, poderão melhor ajustar prazos e recursos as necessidades do cliente do projeto ou de seu patrocinador. Ferramentas de software em mãos conscientes de sua melhor aplicação geram benefícios muitas vezes superior ao investimento realizado. Minimização de retrabalho, rapidez no processamento de massas de informações, simulação antecipada de situações no projeto, compartilhamento de informações, comunicação, reporting, documentação e armazenamento de informações são, certamente, alguns benefícios que podem ser agregados a empresa pelo uso adequado do software com o recurso capacitado.
Resta que nos ajustemos para um melhor uso das ferramentas que temos disponíveis. O trabalho está em nossas mãos e de nossos colaboradores. Portanto, mãos-a-obra !
* Luís César de Moura Menezes é diretor da Síntese Consultoria
e Gestão de Negócios
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