Existem inúmeros manuais que trazem lições e mais lições para a gestão escolar, gestão empresarial e para a gestão de projetos. Estas lições passam por uma adequada definição de objetivo, o “norte” desejado para qualquer gestor e organização. É fundamental a definição de um conteúdo exeqüível de trabalho bem como o estabelecimento de indicadores que possam ser empregados para avaliar não só o progresso mas também a conclusão dos objetivos pretendidos. O planejamento das ações, nos manuais de gestão, costuma ser o tópico que apresenta maior diversidade e alternativas. Isto ocorre pois as técnicas a serem empregadas em planejamento dependem de características específicas de cada sistema produtivo que esteja em consideração. O dimensionamento e a escolha de recursos, humanos e materiais, para conduzirem ou serem empregados nas atividades e a sua distribuição ao longo do tempo são parâmetros importantes. Traduzem a capacidade de atendimento do sistema produtivo e ela é definida.como uma decorrência do uso de técnicas de planejamento. Sabemos que as atividades serão melhor conduzidas dependendo da forma de organização da equipe de trabalho. Decisões sobre um trabalho cooperativo ou dirigido, sobre uma estrutura formal ou informal, funcional, por projeto ou matricial são decisões importantes e que o gestor de um sistema produtivo deve tomar.
A análise de riscos associados a atividade conta com a atenção do gestor e de alguns especialistas para não serem surpreendidos durante a execução das tarefas previstas. Esta análise revela uma importante pró-atividade do gestor.
Os manuais ainda mencionam a gestão de custos e financeira para o conjunto de atividades. Isto liga, diretamente, ao estabelecimento de adequados procedimentos para contratar fornecedores e serviços de terceiros.
Estas orientações contam, em seu cerne, com um importante agente: o ser humano. Sejam eles os que gerenciam e/ou aqueles que executam, a sua escolha e atitudes são fundamentais para o sucesso da atividade. Como menciona o professor Jim Collins, quando fala sobre a pessoa mais importante numa organização, ser “aquela que está no lugar certo, é apaixonado por seu trabalho mantendo-o em equilíbrio om a sua vida pessoal, tem a virtude da humildade sem afastar a ambição, questiona mais do que responde e sabe a diferença entre o bom e o ótimo”.
Este agente, tão importante em qualquer organização, deve ser perseverante, saber buscar quando necessário e contar com as “armas” que tem para superar as adversidades e fazer com que os seus objetivos individuais possam ser atingidos.
Sistemas formais que auxiliem a administração do tempo: planejamento de atividades, estimativa prévia para a duração das atividades e o controle de sua execução aliados ao conhecimento e definição prévia do trabalho que deve ser feito, fornecem a organização maior controle e poder na obtenção de resultados.
O gestor do sistema produtivo deve aliar a estes fatores mecanismos para antever e garantir a qualidade do resultado do trabalho bem como criar mecanismos de comunicação com aqueles envolvidos no processo produtivo. Esta comunicação requer uma melhor definição e priorização destes envolvidos e a escolha da informação e da mídia necessária a comunicação com eles. O apoio de profissionais especializados, via de regra, promove mecanismos de comunicação de uso mais efetivo, com resultados práticos visíveis.
Articular todos estes fatores de maneira integrada: recursos, tempo e custos, escopo e qualidade, aquisições, a comunicação entre os envolvidos e a gestão dos riscos, não é trivial. Resta a ele, o gestor, criar uma estrutura que integre estes esforços e não deixe que o foco em alguns destes elementos desfavoreça ou desequilibre a atenção a outros. O uso de ferramentas de software pode auxilia-lo quando o volume de informações e recursos a serem trabalhados for elevado. A sua seleção deve ser criteriosa e considerar não apenas a sua disponibilidade no mercado mas a sua compatibilidade com os outros sistemas que são utilizados pela empresa e a capacidade de suporte existente no seu fornecedor potencial.
Estas informações e dispositivos estão mais a nossa mão do que imaginamos. Não devemos ficar de braços cruzados, vamos buscar estas informações para que possamos melhor aproveitar estas lições de gestão. Mãos-a-obra!
* Luís César de Moura Menezes é diretor da Síntese Consultoria e Gestão de Negócios
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