Vivemos hoje uma realidade cruel em algumas áreas emergentes como as telecomunicações, a indústria de software e mesmo o desenvolvimento de produtos em instituições financeiras – cada vez devem ser lançados produtos com menor tempo de desenvolvimento. Os projetos nestas indústrias são “imputados” em prazos e em condições muito adversas, o que dificulta atingir objetivos adequadamente. Isto frustra o demandante do projeto e a equipe envolvida em seu desenvolvimento, além de apresentar conseqüências sérias ao seu gestor.

Gerar resultados que estejam alinhados às expectativas da organização fazem parte da carreira de todo empresário ou executivo. Assim, é fundamental também que ele saiba estabelecer objetivos em suas atividades. A questão pode parecer óbvia, mas muitos projetos acabam fracassando porque seus líderes e coordenadores não deram a devida atenção a esse detalhe.

Esta é uma pergunta feita inúmeras vezes em situações de gestão: para onde é o norte ? para onde devemos ir ? o que se pretende de fato ?

A realidade experimentada em algumas áreas de negócio é muito dinâmica. Assim, nas telecomunicações, na indústria de software, nas áreas de atendimento e mesmo o desenvolvimento de produtos em instituições financeiras, produtos devem ser lançados em menor prazo, com orçamentos limitados e especificações cada vez mais exigentes. Os projetos são, então, desenvolvidos em condições bastante adversas, o que dificulta definir com clareza e, conseqüentemente, atingir os seus objetivos adequadamente. Isto traz frustrações a todos os envolvidos, do demandante do projeto a equipe envolvida no projeto, seu gestor e fornecedores.

O objetivo de um empresário ou executivo é gerar resultados que estejam alinhados às expectativas da organização e de seus clientes. Assim, é fundamental voltar aos básicos e melhorar a forma de estabelecer objetivos em suas atividades. A questão pode parecer óbvia, mas muitos projetos acabam fracassando porque seus líderes e coordenadores não deram a devida atenção a esse detalhe.  Ao subestimarem a importância do objetivo, passam a contar exclusivamente com a sua própria experiência, conhecimento técnico e feeling na direção das atividades, sejam elas estratégicas ou mais operacionais. Outra vertente faz com que, ao atender às pressões por resultados imediatistas, o executivo não avalie se a equipe está preparada e instrumentalizada para atingí-los.

Gerenciar é sempre um grande desafio. O preparo no lidar com pessoas e situações, nem sempre esperadas, o volume de informações e a velocidade com que elas se renovam, o que dificulta administrá-las, são alguns dos fatores que o tornam a gestão uma atribuição complexa. Neste cenário, não é trivial tomar decisões frente a um negócio ou organização.

A organização dos processos, de negócio e de suporte, auxilia, sobremaneira, o processo de gestão e, quando suportado por um bom software, melhor ainda !

Os projetos constituem sistemas produtivos ímpares, bastante específicos. Eles são desenvolvidos, freqüentemente, em ambientes com grande incerteza. As inovações que os projetos portam trazem estas incertezas, praticamente, intrínsecas. Incertezas com relação ao seu objetivo, aos recursos que serão empregados, a tecnologia a ser aplicada e outras tantas. Aparentemente, a única certeza repousa no prazo e no orçamento que devem ser cumpridos bem como em algumas especificações de qualidade e de soluções que devem ser entregues. Assim, liderar um projeto é gerir ações e recursos em um ambiente instável, permeado de mudanças. Nestas circunstâncias, o volume de informações é elevado e o seu relacionamento, nem sempre linear, suscita o emprego de ferramentas que facilitem o trabalho.

Muitas pessoas ficam intrigadas com as diferenças e semelhanças existentes entre projetos, nos diversos portes de empresas. Quando objetivamos atingir um determinado resultado, num certo intervalo de tempo e com recursos limitados, seja ele uma oportunidade ou uma determinada necessidade, devemos organizar nossa tarefa como se fosse um projeto. Assim acontece em qualquer tipo e porte de empresa. É como se diz na gíria “Deus dá o frio conforme o cobertor”, os problemas e desafios são distintos porém proporcionais aos projetos nas organizações.

Uma pequena empresa, via de regra, possui projetos de menor monta, de menor amplitude, o que, teoricamente, deveria permitir-lhes conduzir projetos de forma mais harmônica. Infelizmente, nas empresas com este porte, as pessoas são ainda mais multifuncionais do que nas empresas maiores, desempenham papéis variados. Isto faz com que elas devam assumir diversas posições num determinado projeto. Não raras vezes o projeto se transforma no projeto do “eu sozinho”. Isto faz com que ele enfrente inúmeras dificuldades para ser estruturado e desenvolvido. Por vezes falta algum conhecimento técnico, por vezes o gerencial, algumas vezes ambos !

A empresa grande, via de regra, possui projetos de maior porte. Como são, boa parte, melhor estruturadas, podem contar com recursos dedicados as suas diversas funções. Um dos fantasmas que assola este tipo de empresa, entretanto, é o desenvolvimento simultâneo de inúmeros projetos. Isto faz com que seus recursos sejam muito disputados parte pelas rotinas, parte pelos diversos projetos em curso. Nestas organizações o desafio transcende ao de um único projeto e atinge o portifolio de projetos, toda a sua carteira.